Zlecenie spedycyjne– należy traktować je jako formę umowy. Jeśli umowa przewozu nie została zawarta, to zlecenie spedycyjne jest wiążącym dokumentem. Spedytor ma prawo nie przyjąć zlecenia, ale musi to zrobić niezwłocznie po jego otrzymaniu. Jeśli tego nie zrobi, umowa jest uznana za zawartą. Określa jakie czynności powinien wykonać spedytor (np. odprawa celna, kontrola ilościowa i jakościowa towaru, ubezpieczenie, magazynowanie). Nie ma jednolitego, ustalonego druku zlecenia spedycyjnego. Przy jego tworzeniu należy kierować się zakresem informacji jakie musi posiadać spedytor, aby w sposób prawidłowy, rzetelny i dokładny wykonać zlecone mu zadanie. Wyróżniamy ramowe oraz jednorazowe zlecenia spedycyjne. Jednorazowe dotyczą organizacji przewozu tylko jednego ładunku. Zlecenie ramowe określa czynności, które będą się powtarzały przy organizowaniu obsługi spedycyjnej całej partii wyrobu.

Na podstawie zlecenia spedycyjnego spedytor sporządza instrukcję wysyłkową ze szczegółowymi informacjami i wysyła jej kopię do eksportera.

Umowa przewozu– dokument na podstawie którego świadczona jest usługa transportu osób lub towarów do wyznaczonego miejsca w określonym czasie. Zawierana jest pomiędzy przewoźnikiem, który będzie świadczył usługę transportową, a zleceniodawcą, który jest zobowiązany do zapłaty za wykonany transport. Przewoźnik zobowiązany jest wykonać usługę zgodnie z umową, a osoba zlecająca przewóz do zapłaty ustalonej kwoty w umówionym terminie. Nie ma jednego, z góry narzuconego druku umowy przewozu. Jej wygląd, zawarte dane i postanowienia oraz dodatkowe informacje to kwestia ustaleń stron umowy. Dla bezpieczeństwa zleceniodawcy i zleceniobiorcy powinna zawierać informacje, które pomogą rozstrzygnąć spory, które mogą wyniknąć w związku z nieprawidłowym zachowaniem jednej ze stron.

Zaświadczenie spedytorskie– dokument wystawiany przez spedytora w którym potwierdza on, że przyjął towar (rodzaj, ilość, sposób pakowania) i zobowiązuje się, że wyśle go pod adres podany przez zleceniodawcę lub wyda odbiorcy. Wystawiane w jednym egzemplarzu- dla nadawcy przesyłki. Przenosi odpowiedzialność materialną za ładunek na spedytora. Jest to uniwersalny dokument i może być stosowany we wszystkich gałęziach transportu (drogowy, lotniczy, kolejowy, wodny). Nie ma gotowego druku zaświadczenia spedytorskiego, dlatego te wystawiane przez przedsiębiorstwa mogą różnić się od siebie, ale informacje w nich zawarte zawsze będą bardzo zbliżone.

Instrukcja wysyłkowa– dokument wystawiany przez spedytora, sporządzany na podstawie zlecenia klienta. Zawiera wszystkie niezbędne informacje dla zleceniodawcy na temat przygotowania towaru do załadunku/wysyłki. Na podstawie instrukcji wysyłkowej sporządzany jest list przewozowy (krajowy lub międzynarodowy). Dzięki niej załadowca może w odpowiedni sposób i w wyznaczonym czasie umieścić towar na dobranym pojeździe uwzględniając przy tym wszystkie cechy przewożonego ładunku. Eksporter jest zobowiązany do stosowania się do wszystkich wskazówek zawartych w dokumencie. W przeciwnym razie będzie musiał ponieść koszty wynikające z nieprawidłowego sposobu przewożenia przesyłki.

Routing order– dokument przekazywany obecnie wyłącznie drogą elektroniczną. Oryginał wysyłany jest do zagranicznego eksportera. Spedytor importer przekazuje zlecenia zajęcia się wysyłką importowanego towaru spedytorowi korespondentowi. Dzięki temu ładunkiem zajmuje się spedytor, który jest na miejscu i może dopilnować wszystkich formalności. Routing order zawiera szczegółowe informacje o towarze, sposobie wysyłki oraz dokumentach niezbędnych do transportu na teren innego kraju.

Specyfikacje towarowe– dokument wystawiany przez producenta towaru. Określa dokładnie towar, zawiera jego szczegółowy opis. Przeznaczony dla spedytora, odbiorcy, armatora, urzędu celnego (w przypadku eksportu). Występują dwa rodzaje specyfikacji towarowych. Pierwsza z nich to specyfikacja szczegółowa- znajdująca się na każdym opakowaniu towaru. Zawiera wszystkie informacje o zawartości opakowania. Natomiast specyfikacja zbiorcza to zestawienie specyfikacji szczegółowych i zawartych w nich informacji.